LA SOLUTION : le SIRH (appelé aussi SIGRH)
Pour aider la Direction des Ressources Humaines à répondre aux enjeux, qui sont les siens, des solutions informatiques existent.
Le Système d'Information (de Gestion) des Ressources Humaines, est une interface entre la Gestion des Ressources Humaines (GRH) et les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC). Il combine la GRH, et en particulier ses activités basiques et administratives, avec les moyens mis à disposition par les TIC.
Le SIRH de la nouvelle fonction RH est un système ouvert à l'ensemble des acteurs RH et, en premier lieu, au management.
En conséquence, l'adhésion des managers constitue un préalable à toute réussite de projet SIRH. Ces derniers doivent en effet être convaincus que la DRH ne se décharge pas sur eux d'une partie de son travail administratif et cette dernière aura donc pris soin de les convaincre, comme dans une démarche marketing ou de vente, du bien fondé du projet.
Dans ce contexte, le choix des outils apparaît comme primordial. Souples et légers, ces nouveaux systèmes reposent sur des plates-formes qui viennent soutenir les nouveaux enjeux de la fonction :
§ portail d'entreprise,
§ intranet,
§ gestion électronique de documents ou moteurs d'indexation permettant d'accéder facilement à l'information mais surtout, à la bonne information.
Car, au-delà de la quantité, c'est la qualité de l'information qui doit guider un projet SIRH ouvert.
En effet, construire un SIRH permet :
§ d’obtenir la vision ERM (Employee Relationship Management) qui nécessite d’avoir une vue complète des informations sur un salarié et de pouvoir les lui communiquer à tout moment ;
§ d’allier performance et fiabilité, qui ne sont pas toujours au rendez-vous, en particulier du fait de la coexistence de nombreux systèmes d’information (applications dédiées, tableurs) et de l’absence de modèle de données ;
§ de palier le risque que fait peser une performance insuffisante, que ce soit sur le plan financier (virements, calculs de cotisations) ou contractuel (confidentialité, conformité légale) ;
§ de faire émerger un fonctionnement en centre de services (front-office), que ce soit pour les salariés ou leurs managers, afin d’améliorer la perception de la DRH ;
§ d’étoffer le tableau de bord de la DRH qui ne peut plus se limiter au « bilan social ».
Ainsi, les NTIC appliquées aux SIRH permettent-elles d'apporter une réponse pertinente à chacune des trois grandes finalités stratégiques de la fonction RH :
§ attirer les compétences requises, au travers de solutions de recrutement en ligne qui ouvrent un canal de communication et de captation des candidatures de premier choix,
§ développer ces compétences, via des processus collaboratifs qui autorisent le recensement des besoins au plus près du terrain et, de facto, l'augmentation de la qualité et des délais de réponse à ces besoins,
§ mobiliser et conserver les compétences disponibles, grâce à des outils de pilotage qui permettent de mesurer en temps réel la performance et la satisfaction des collaborateurs et de prendre des mesures correctives très rapidement.
Le tableau ci-dessous présente quelque unes des informations traitées par le SIRH :
Légende des critères :
§ E : l'Efficacité qualifie toute information pertinente utile aux processus métier, livrée au bon moment, sous une forme correcte, cohérente et utilisable.
§ Ef : l’Efficience qualifie la mise à disposition de l'information grâce à l'utilisation optimale (la plus productive et la plus économique) des ressources.
§ C : la Confidentialité concerne la protection de l'information sensible contre toute divulgation non autorisée.
§ I : l'Intégrité touche à l'exactitude et à l’exhaustivité de l'information ainsi qu'à sa validité au regard des valeurs de l'entreprise et de ses attentes.
§ D : la Disponibilité qualifie l'information dont peut disposer un processus métier tant dans l'immédiat qu'à l'avenir. Elle concerne aussi la sauvegarde des ressources nécessaires et les moyens associés.
§ C : la Conformité consiste à se conformer aux lois, aux réglementations et aux clauses contractuelles auxquelles le processus métier est soumis, c'est-à-dire aux critères professionnels imposés par l'extérieur comme par les politiques internes.
§ F : la Fiabilité concerne la fourniture d'informations appropriées qui permet au management de piloter l'entreprise et d'exercer ses responsabilités fiduciaires et de gouvernance.